Ms. Exel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) yang berfungsi untuk mengolah angka melalui menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan yang lainnya.
MENGENALI TAMPILAN MS. EXEL
a. Ms. Exel 2003
Menggunakan Menu Pada Ms. Exel 2003
Dalam menggunakan Microsoft excel terdapat beberapa menu. Setiap menu mempunyai submenu sesuai dengan fungsinya. Menu standar terdiri atas Menu File, berisi perintah untuk mengolah buku kerja. Menu Edit, untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif. Menu View, berisi perintah-perintah yang berhubungab dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja. Menu Insert, berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja, baik berasal dari dalam maupun dari luar lingkungan Microsoft Excel. Menu Format, berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar lembar kerja. Menu Tools, digunakan untuk melakukan pengecekan ejaan. Menu Data, berisi perintah-perintah yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Menu Window, digunakan unutk mengatur jendela kerja yang sedang aktif. Menu Help, menu yang digunakan sebagai menu bantuan unutk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja.
1.Menu File
merupakan menu yang berisi perintah-perintah untuk mengolah buku kerja Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:
a.New, untuk membuat lembar kerja baru
b.Open, membuka dokumen
c.Close, menutup dokumen
d.Save atau Save as, menyimpan dokumen
e.Page Setup, mengatur dokumen
f.Print, mencetak dokumen
g.Exit, menutup Microsoft Excel
2.Menu Edit
merupakan menu yang digunakan untuk melakukan beberapa perubahan pada dokumen atau lembar kerja yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya:
a.Edit, untuk mengedit dokumen
b.Undo, pembatalan perintah terakhir
c.Repeat, pengulangan perintah terakhir
d.Cut, memotong data
e.Copy, menyalin data
f.Paste, memindahkan hasil penyalinan
g.Delete, untuk menghapus data
h.Move or Copy Sheet, penyalinan sheet
i.Delete Sheet, menghapus sheet
3. Menu View
Merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:
a.Task Pane
b.Tool Bar
c.Formula Bar
d.Status Bar
e.Header and footer
4. Menu Insert
Merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja Microsoft Excel baik berasal dari dalam maupun luar lingkungan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:
a.Cells, menambahkan sel
b.Rows, menambahkan baris
c.Columns, menambahkan kolom
d.WorkSheet, menambahkan lembar kerja
e.Chart, menambahkan garfik
f.Symbol, memasukkan simbol
g.Function, melakukan berbagai macam perhitungan
h.Name
i.Comment
j.Picture, memasukkan gambar
k.Hyperlink, penyisipan hyperlink
5.Menu Format
merupakan suatu menu yang berisi kumpulan perintah yang digunakan untuk mengatur format dasar dari lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya:
a.perintah untuk mengatur ukuran dan jenis huruf
b.format angka
c.warna
d.garis pembatas sel
e.baris dan kolom
6.Menu Tools
merupakan suatu menu yang digunakan untuk pengecekan ejaan, pengaturan workbook agar dapat digunakan oleh pengguna computer lain dalam satu jaringan secara bersama-sama dan pengaturan setting program Microsoft Excel. Selain itu dapat digunakan untuk membandingkan dan menggabungkan beberapa workbook dalam satu jaringan mernggunakan perintah Compare and Merge WorkBooks. Untuk keamanan data dilengkapi dengan perintah Protection
7.Menu Data
merupakan menu yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Menu yang terdapat diantaranya:
a.Sort, mengurutkan data dari terkecil sampai terbesar
b.Filter, manyaring data
c.Form
d.Menghitung nilai subtotal
e.Membuat table
8.Menu Window
digunakan untuk mengatur jendela kerja dari Microsoft Excel yang sedang aktif. Menu yang terdapat diantaranya:
a.New Window, membuka jendela baru
b.Arrange, mengatur letak workbook
c.Hide, menyembunyikan workbook
d.Unhide, menampilkan kembali workbook
e.Split
f.Freeze Panes
9.Menu Help
menu yang digunakan sebagai menu bantuan untuk mencari informasi yang diperlukan pada saat bekerja dengan Microsoft Excel. Menu yang terdapat diantaranya:
a.Microsoft Excel Help, panduan Microsoft Excel
b.Hide the Office Assistant
c.What’s This
d.Office on the Web
e.Activate Product
f.Lotus 1-2-3 Help
g.Detect and Repair
b. Ms. Exel 2007
CARA KERJA MS. EXEL
1. Sel
Excel menggunakan satuan penyimpan data yang disebut Cell/sel. Setiap sel mampu menampung angka, label, atau rumus. kotak‐kotak dalam tampilan Microsoft Excel tersebut menunjukkan sel. Operasi dalam Excel dilakukan dalam sel tersebut.
Sel tersebut memiliki alamat sesuai dengan Baris dan Kolom. Kolom diwakili oleh huruf A s/d Z, kemudian berlanjut AA, AB dan diakhiri dengan IV. Sedangkan baris diwakili oleh Angka 1 s/d 65.536.
2. Perpindahan antar Sel
Untuk berpindah dari satu sel ke sel lain dapat digunakan tombol panah (←↑→↓) pada keyboard. Apabila sel yang diinginkan tidak tampak di layar maka gunakan scroll bar yang ada di bagian bawah dan samping kanan layar.
3. Range
Operasi dalam excel mengenal istilah range. Range adalah kumpulan dari beberapa sel. Ini dapat berupa gabungan antara 2 sel s/d ribuan sel. Misalnya range antara B4 hingga F17 maka disebut Range B4:F17.
JENIS DATA DALAM MS. EXEL
Ada beberapa jenis data dalam excel, yaitu:
1. Data Angka
Adalah nilai dimana Excel bisa melakukan perhitungan berisi digit 0 s/d 9. Apabila dimasukkan ke dalam sel akan secara otomatis terletak di sebelah kanan sel.
Data angka dapat diformat sesuai dengan fungsinya, seperti mata uang, tanggal, jam, dsb.
Untuk melakukannya gunakan langkah‐langkah berikut ini:
Pilih Sel yang akan diubah >> Format >> Cells >> Muncul dialog box Format Cell
Di sisi kiri pilih salah satu Nomor (Number), Mata Uang (Currency), Tanggal (Date) Ataupun Waktu (Time). Kemudian di sisi kanan pilih model formatnya, termasuk untuk meletakkan berapa angka di belakang koma. Hasil dari format sel ini seperti contoh di atas.
2. Data Rumus/Formula
Data yang saat menuliskan dalam sel diawali dengan tanda sama dengan (=/+). Misalnya ingin menghitung hasil dari 5 dikali 3 maka rumus yang dituliskan di sel adalah =5*3. Selain menulsikan langsung angka yang ingin dihitung, rumus dalam excel juga mampu melakukan perhitungan dengan memasukkan alamat sel, misalnya alamat sel A3 dikali dengan sel B5 maka dituliskan =A3*B5. Pada saat ditulsikan data akan berada di sebelah kiri sel, tetapi setelah ditekan tombol enter maka data akan berubah menjadi hasil perhitungan dan terletak di sebelah kanan sel.
3. Data Teks
Data apapun yang bukan angka dan tidak diawali dengan tanda (=) akan dianggap sebagai teks. Termasuk di dalamnya huruf, tanda baca, simbol, dll.
Apabila dimasukkan ke dalam sel akan secara otomatis terletak di sebelah kiri sel.
MEMULAI, MENYIMPAN, MEMBUKA & MENUTUP MS. EXEL
1. Memulai Ms. Exel
Untuk membuat File Ms. Exel dapat dilakukan melalui menjalankan Ms. Exel, yaitu :
Klik tombol Start => All Program => Microsoft Office => Microsoft Office Excel 2003 (untuk Office 2003) atau Microsoft Office Excel 2007 (untuk Office 2007)
2. Menyimpan file Ms. Exel
Klik menu file (Ctrl + s) => Klik Save => Tentukan Lokasi nyimpan => Beri nama file => Klik tombol Save
3. Membuka file Ms. Exel
Klik menu file (Ctrl + o) => Klik Open => Cari lokasi file => Pilih file yang akan di buka => Klik tombol Open
4. Menutup Ms. Exel
Klik menu file => Close atau bisa juga dengan menggunakan keyboard (Alt + F4)
PENGATURAN WORKSHEET
Di sebelah kiri bawah program excel yang aktif akan tampak sheet 1, sheet 2 dan sheet 3. Ini menunjukkan lembar kerja (worksheet) yang disediakan oleh program excel. Dalam satu file excel bisa terdiri dari beberapa worksheet sesuai kebutuhan.
Menambah worksheet
Klik Kanan => Insert => Worksheet >> Ok
Menghapus worksheet
Klik Kanan => Delete => Tekan Enter
Untuk mengubah nama worksheet
Klik Kanan => Rename => Ubah nama worksheet
Untuk mengatur urutan worksheet
Klik Kanan => Move or Copy => Pilih akan dipindah ke mana
MENGEDIT CELL
Mengedit data dalam sel dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu:
1. Mengedit data dalam Cell,
Untuk mengedit data pada cell dapat dilakukan melalui 3 cara, yaitu :
- Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit
- Double klik pada cell yang mau diedit
- Mengedit pada Formula Bar, yaitu :
Klik data pada sel >> Klik data pada formula bar >> Ketik data baru pada formula bar >> Tekan tombol Enter
2. Menyatukan beberapa cell
Blok pada sel yang akan di satukan >> klik kanan >> merge center atau bisa langsung dengan menekan button merge center
3. Menyalin data dalam cell
Pilih data yang akan disalin >> Klik Copy pada toolbar >> Pindahkan pointer ketempat yang diinginkan >> Klik Paste pada toolbar
4. Memindahkan data
Pilih data yang akan dipindahkan >> Klik Cut pada toolbar >> Pindahkan pointer ke tempat yang diinginkan >> Klik Paste pada toolbar
5. Menghapus data
Pilih data yang akan dihapus >> Klik Del pada keyboard
6. Menyisipkan/Menghapus Sel baris/kolom
Seringkali saat bekerja kita perlu menyisipkan/menghapus sel dalam worksheet kita. Dua hal ini bisa dilakukan dalam baris maupun kolom, keduanya memiliki kesamaan langkah sebagai berikut:
Pilih sel yang ingin ditambahkan >> Klik Kanan >> Pilih Insert >> Pilih Entire Row/Column (menambah seluruh baris/Kolom) atau >> Pilih Shift Cell Down/Right (menambah 1 sel di kanan atau dibawah sel yang dipilih)
Pilih sel yang ingin dikurangi Klik Kanan >> Pilih Delete >> Pilih Entire Row/Column (menghapus seluruh baris/Kolom) atau >> Pilih Shift Cell Down/Right (menghapus 1 sel di kanan atau dibawah sel yang dipilih
7. Mengubah Ukuran Cell baris/kolom
Sel dalam excel memiliki ukuran standar lebar 8.43 dan tinggi 12.75. Apabila data yang dimasukkan ke dalam sel tidak mencukupi, maka ukuran cell dapat diubah. Untuk mengubah ukuran cell dilakukan cara‐cara sebagai berikut:
• Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai ukuran yang diinginkan maka gunakan cara sebagai berikut: Pilih sel yang ingin diubah ukurannya >> Pilih menu Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >> Masukkan ukurang yang diinginkan >> Ok
• Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai dengan isinya maka gunakan cara sebagai berikut: Pilih sel yang ingin diubah ukurannya >> Pilih menu Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >> Masukkan ukurang yang diinginkan >> Ok
MEMBUAT TABLE
Dalam worksheet tampak garis‐garis tipis, sebenarnya itu adalah garis bantu yang digunakan untuk membatasi ruang kerja di dalam sel. Untuk membuat table, sebenarnya hanya perlu memunculkan garis batas tegas (border) di atas garis draf. Langkah yang diambil adalah sbb:
- Ms. Office 2003
Pilih sel yang ingin dibuat garisnya >> Pilih Format pada toolbar >> Pilih Cell >> Pilih Tab Border >> Pilih Model dan Warna Garis >> Pilih penempatan pada Preset/Border >> Ok. atau bisa juga dengan langsung meng-klik button All Borders pada tool bar.
- Ms. Office 2007
Pilih sel yang ingin dibuat garisnya => Pilih button All Borders atau sesuai dengan keinginan.
MEMBUAT GRAFIK
Siapkan sebuah data sederhana saja, untuk kamu sajikan menjadi grafik => Blok data yang telah di pilih => klik pada menu insert => chart (tunggu sampai jendel Chart Wizard chart muncul) => pilih model grafik yang kamu inginkan, pada kolom Chart tipe (Jenis Grafik) sudah tersedia banyak pilihan, mau pilih grafik kolom, yang contohnya seperti gambar di atas, atau grafik Bar, atau grafik garis, atapun grafik lingkaran dan lain-lain => next (atur sesuai keinginan) => finish
0 komentar:
Posting Komentar